Reglement for Tysvær kontrollutval

8.1 Virkeområde og føremål

Kontrollutvalet kan holde høyringar innanfor sitt ansvarsområde. Med høyring meiner ein her eit møte i kontrollutvalet der ein mottar munnlege forklaringar frå personar som er bede om å møte for å få nærare opplyst ei spesiell sak eller eit saksområde. 

Formålet med reglementet er å sikre at kontrollutvalet og kommunestyret får den informasjon som dei treng i kontrollsaker, ei god framdrift i høyringa, samstundes som omsynet til dei som blir kalla inn blir teke vare på. 

8.2 Førebuing av høyring

Kontrollutvalet kan med vanleg fleirtal vedta at det skal haldast høyring i ei kontrollsak, og kven som skal kallast inn for å møte. Høyringa skal i utgangspunktet være open, men kontrollutvalet kan likevel med vanleg fleirtal vedta at heile eller deler av høyringa skal være lukka. Vedtaket om heilt eller delvis å gjennomføre høyringa for lukka dører må være grunna med gyldig lovheimel. 

Kontrollutvalet må klart definere føremålet med høyringa og kva utvalet venter å oppnå. I tillegg bør kontrollutvalet kunne vente å få grunnlag for kva lærdom som kan trekkast ut av høyringa kontra bruk av andre verkemiddel. 

Før høyringa gjennomfører kontrollutvalet særskilte saksførebuande møte. Kontrollutvalet bør gjennomgå dei problemstillingane som dei ønskjer skal bli opplyste, med sikte på å gjere utspørjinga mest mogeleg effektiv. Utvalet må også ta stilling til kor mykje bakgrunnsinformasjon som det er naudsynt å innhente for å gjennomføre høyringa. Vidare bør det òg bli fastsett ein framdriftsplan for høyringa. 

I dei saksførebuande møta fastset kontrollutvalet kven som skal veljast som hovudspørjar under høyringa, jf. pkt. 8.4. Kontrollutvalet kan i tillegg til hovudspørjar også velje fleire utspørjarar blant utvalet sine medlemmer. Valet av hovudutspørjarar bør skje ut frå omsynet til å få saka breitt opplyst. 

8.3 Den innkalla si stilling

Rådmannen/kommunedirektøren har møteplikt ved innkalling til høyring. Andre tilsette i kommunen kan innkallast direkte for å møte til høyring. Rådmannen skal i slike tilfelle alltid varslast, og skal ha høve til å vere til stades. Spørsmål skal stillast direkte til den som er innkalla, men rådmannen skal gis høve til å supplere forklaringa om han/ho meiner det er ønskeleg. 

Eksterne aktørar kan inviterast til å møte til høyring for å gje opplysningar. 

Den som blir kalla inn eller invitert til å møte til høyring, skal varslast i så god tid som mogleg. Innkallinga skal angi den eller dei saker som kontrollutvalet ønskjer forklaring om. Kopi av dette reglementet skal leggast ved. Det skal vidare opplysast om høyringa skal være open, og at det vil bli tatt referat. Dei som møter skal ha tilgang til kontrollutvalet sine saksdokument, viss ikkje reglar om unntak frå offentlegheit/ teiepliktfastset seier noko anna.

Dersom eit spørsmål ikkje kan svarast på utan å røpe opplysningar som er under lovbestemt teieplikt, bør den innkalla gjere kontrollutvalet merksam på dette. Den innkalla kan be kontrollutvalet om å få gje forklaring heilt eller delvis for lukka dører. Dersom det blir sett fram slik oppmoding, skal kontrollutvalet avbryte høyringa, og handsame spørsmålet i lukka møte. 

Den innkalla skal ha høve til å ha med ein medhjelpar. Den innkalla har rett til å konferere med hjelpar før svar blir gjeve. Dersom møteleiar gjer høve til dette, kan hjelpar supplere forklaringa. Dersom hjelpar krev honorar må betaling av desse utgiftene bli avklart på førehand. 

8.4 Gjennomføring av høyringa

Kontrollutvalet si leiar skal fyrst orientere om temaet for høyringa og dei prosedyrane som gjeld. Leiaren ser etter at spørsmåla held seg innanfor det tema som er definert, og at den innkalla sin rettstryggleik blir ivareteke. 

Før kontrollutvalet startar si utspørjing, skal den innkalla få inntil 10 minuttar til å gje si versjon av saka. Leiaren kan utvide den innkalla si taletid i så stor grad som det blir sett som naudsynt for å opplyse saka. 

Høyringa byrjar med at valt hovudutspørjar stiller sine spørsmål. Deretter får dei andre medlemmene i kontrollutvalet ordet til spørsmål i den rekkefølgje som dei ber om. Etter at utspørjinga er over, skal den innkalla få høve til å gje ei kort sluttkommentar. 

Kontrollutvalet sine medlemmer skal ikkje ha meiningsutveksling under høyringa. Medlemmene skal heller ikkje kommentere dei svar som blir gjeve, anna enn der dette inngår som ein naturleg del av eit oppfølgingsspørsmål. Upassande eller fornærmeleg åtferd eller spørsmål er ikkje tillate og skal påtalast av møteleiar. 

Eit medlem av kontrollutvalet kan krevje at høyringa blir avbroten for at kontrollutvalet skal handsame den vidare framdrift, mellom anna framlegg om at høyringa skal avsluttast eller fortsette for lukka dører. 

Kontrollutvalet kan berre ta imot teiepliktsopplysningar for lukka dører. Under ei open høyring må kontrollutvalet sine medlemmer ikkje referere eller vise til opplysningar underlagt lov- eller instruksfesta teieplikt. 

8.5 Etterarbeid

Kontrollutvalet skal utarbeide rapport frå høyringa. Rådmannen skal ha høve til å uttale seg til rapporten, jf. kommunelova § 23-5. Rådmannen sin uttale skal ligge ved rapporten. 

Rapporten oversendast kommunestyret for sluttbehandling, med innstilling frå kontrollutvalet