Reglement for Tysvær kontrollutval

6.1 Førebuing / møteinnkalling / saksliste

Sakliste vert sett opp av leiaren i samråd med sekretariatet. Innkalling med sakliste til møtet skal med høveleg varsel sendast til utvalsmedlemmene og varamedlemmene, ordførar og revisor. Dei to sistnemnde har møte- og talerett i møta til kontrollutvalet. 

Rådmannen/kommunedirektøren får alltid tilsendt innkalling med saksliste til orientering, og må møte når han vert kalla inn til møta. Rådmannen eller andre tilsette i kommunen kan bli innkalla til kontrollutvalet for å orientere om ei sak eller gje opplysningar i konkrete tilfelle. Når tilsette i kommune vert kalla inn til møte, skal rådmannen bli orientert om dette på førehand. 

Rådmannen kan la seg representera av fullmektig når han finn dette høveleg og kontrollutvalsleiaren elles samtykkjer. Kontrollutvalet kan invitere eksterne personar for å opplyse eller orientere om ei sak. 

Møteinnkalling og sakskart er offentlege, men saker som skal unnatakas ålmenta etter lov og forskrift, skal gjerast anonyme på sakskartet. Saksdokument som er merka ”Ikkje offentleg, jamfør off.lova.” vert berre sende ut til dei som skal ha slike dokument for å ta stode i saka. 

6.2 Møtestruktur

Utvalet sin leiar er møteleiar. Ved forfall fungerer nestleiar. Har begge forfall, blir særskild møteleiar vald ved fleirtalsval. 

Kontrollutvalet kan berre treffe vedtak dersom minst halvparten av medlemmene er til stades under møtet. 

Vedtak vert fatta med fleirtal av dei røystene som vert gjevne. Ved likt røystetal i andre saker enn val, vert leiaren si røyst avgjerande. 

Utvalet kan treffa vedtak i ei sak som ikkje stod på møtekartet, dersom ikkje møteleiar eller 1/3 av medlemene set seg imot dette. 

6.3 Inhabilitet for folkevalte

Kommunelova § 11-1 gjeld òg kontrollutvalet. Når det blir spørsmål om ein medlem er inhabil, skal ikkje medlemmen vere med å handsama spørsmålet, men gå frå møtet. 

Dersom ein medlem veit at han vil vera inhabil, må han melda ifrå om dette på førehand, slik at varamedlem kan verta innkalla. 

6.4 Melding frå utvalet

Det skal førast møteprotokoll frå møta. Revisor kan forlange utsegnene sine på møta protokollerte. Utskrift av møteprotokollen skal sendast til medlemmene, varamedlemmene, revisor, ordførar og rådmann/kommunedirektør, og dessutan til kommunestyret til orientering. 

Protokollen skal godkjennast i neste møte og skal vere sendt ut på førehand. Særutskrift frå kontrollutvalsmøtet skal sendast til rådmannen/kommunedirektør når det vert gjort vedtak som krev handling frå han/ho eller som kopi når revisjon eller andre er mottakarar. 

Saker frå kontrollutvalet skal normalt fremjast direkte til kommunestyret for handsaming. I saker der kontrollutvalet har innstillingsrett, har verken rådmann/kommunedirektør eller folkevalde organ høve til å gje innstilling. Innstillingsretten til kontrollutvalet er knytt til saker der kontrollutvalet rapporterer resultata av sitt arbeid. Dette gjeld mellom anna:

• plan for forvaltningsrevisjon, 
• plan for eigarskapskontroll,
• rapportar frå gjennomførte forvaltningsrevisjonar, 
• rapportar frå gjennomførte eigarskapskontrollar,
• rapportering om saker som ikkje er følgde opp av administrasjonen.

Saker som skal realitetshandsamast av kommunestyret, skal oversendast til ordførar. 

6.5 Oppfølging

Kontrollutvalet skal sjå til at kommunestyret sine vedtak i samband med gjennomførte forvaltningsrevisjonar, blir følgde opp. Kontrollutvalet sitt ansvar for oppfølging er retta mot både administrasjonen og andre folkevalde organ. Kontrollutvalet skal også rapportere til kommunestyret om korleis kommunestyret sine merknadar til forvaltningsrevisjonsrapportar er blitt følgde opp. I tillegg skal det rapporterast om tidlegare saker som etter utvalet si meining ikkje er blitt følgde opp på ein tilfredsstillande måte.

6.6 Fråsegner/uttale

Kontrollutvalet kan gje fråsegn eller uttale seg i saker det får seg førelagt eller i saker dei sjølv vel å handsame. Det er utvalet som organ som skal gje slik fråsegn eller uttale. 

6.7 Innsyn og undersøking

Utvalet skal sjå til at det vert sett i verk undersøking når dette er vedteke av kommunestyret. Utvalet skal sjølv syte for at det vert føreteke undersøking når dei finn det naudsynt. 

Kontrollutvalet kan krevje dei opplysningane som er naudsynt for å gjennomføre kontrollar frå interkommunale selskap etter IKS-lova, interkommunale politiske råd, kommunale oppgåvefellesskap, aksjeselskap der ein kommune aleine eller saman med andre kommunar, fylkeskommunar eller interkommunale selskap direkte eller indirekte eigar alle aksjar. 

Kontrollutvalet si innsynsrett og rett til å gjere undersøkingar gjeld også overfor andre verksemder som utfører oppgåver på vegne av kommunen. Innsyn og undersøkingar skal imidlertid berre omfatte det som er naudsynt for å undersøke om kontrakt er oppfylt. 

Det ligg føre plikt for rådmannen/kommunedirektøren å rapportere eventuelle mistankar om misleghald og monalege avvik til revisjonen, som på si side har plikt til å rapportere dette vidare til kontrollutvalet. 

6.8 Rapportering

Kontrollutvalet skal rapportere til kommunestyret resultatet av dei undersøkingar som er gjennomført og resultatet av desse. Dette skal skje ved at uttale til årsrekneskap vert send kommunestyret med kopi til formannskapet, forvaltningsrevisjonsrapportar og rapportar om eigarskapskontroll vert lagt fram for kommunestyret saman med innstilling som også inneheld tilrådingar, samt at kontrollutvalet legg fram årsmelding som vert sendt kommunestyret til orientering.