Reglement for Tysvær kommunestyre og politiske utval

3.1 Generelt

Rådmannen skal ifølge Kommunelova § 13-1 sjå til at saker som vert lagt fram for folkevalde organ, er forsvarleg utgreia. Utgreiinga skal gi eit faktisk og rettsleg grunnlag for å treffa vedtak. I alle saker skal det utarbeidast saksutgreiing og rådmannens sitt framlegg til vedtak. Dette gjeld ikkje i saker der kontrollutvalet innstiller direkte til kommunestyret. Kravet om forslag til vedtak gjeld heller ikkje i saker om val, og kan også utelatast i særlege tilfelle elles. 

Politisk sekretariat tek seg av det praktiske rundt utsending av sakspapir. 

Leiar i dette kapittel vil seie ordførar for kommunestyret, formannskap og kommuneplanutval, og utvalsleiar for andre folkevalde organ.

3.2 Møtetidspunkt/møteplan

Rådmannen legg fram forslag til møteplan som blir vedteken av kommunestyret. Møteplanen vert sett opp for eit heilt kalenderår om gongen. Møter utover dei oppsette møta kan, jf kommunelova §112, haldast dersom eit av følgjande vilkår er oppfylt: 

• Organet sjølv eller kommunestyret vedtek det 
• Organets leiar meiner det er nødvendig 
• Minst 1/3 av medlemmene krev det 

Dersom møteleiar vurderer å avlyse eit møte som er sett opp i møteplanen, skal han/ho konferera med dei andre i organet. For avlysing av møter i kommunestyret skal ordføraren konferera med gruppeleiarane, og i andre folkevalde organ skal alle medlemmene få høve til uttale seg. Dette er aktuelt der det ikkje er saker som er klare til behandling, eller ved andre ekstraordinære hendingar. 

Kommunestyret sine møte skal normalt finna stad på tysdagar, med start vanlegvis kl. 18.00. Andre møter i politiske utval skal normalt finna stad på dagtid der hovudregelen er formannskap og kommuneplanutval på tysdagar, levekårutval på onsdagar, teknisk utval på torsdagar og råda på måndagar. Hovudregelen er at møta startar kl. 09.00. Ungdomsrådet sine møter er etter skuletid. 

3.3 Innkalling til møte - Utlegging av dokument

Leiar av folkevald organ setter opp sakslista for det enkelte møtet. Innkallinga skal sendast ut seinast tysdagen i veka før møtet. Saksdokumenta vert lagt ut på Møteportalen når innkallinga er klar. Medlemmene får e-post når sakslista er klar. 

Saksdokumenta vert lagt ut på kommunen si heimeside. 

Kva som skal orienterast om i møtet skal så langt det er praktisk mogeleg opplysast om i innkallinga. 

Saksdokument/innstillingar som er merka «u.off» er berre tilgjengeleg i Møteportalen for medlemmer i det organet som skal behandla saka. Dei som mottek slike dokument pliktar å teia om det dei får kjennskap til av opplysningar som er unnateke offentlegheit. 

3.4 Fjernmøte

Hovudregelen er at møter i folkevalde organ blir gjennomført som fysiske møter. Det gis likevel opning for at kommunestyret, formannskapet og andre folkevalde organ kan gjennomføra møter som fjernmøter, jf. kommuneloven § 11-7. Ordførar eller utvalet sin møteleiar avgjer om møtet skal gjennomførast som fjernmøte. 

Møter der innkalling til fysisk møte er sendt ut, kan ikkje møtet gjerast om til fjernmøte. 

For å kunne gjennomføre fjernmøter er det eit krav om at medlemmene skal kunne sjå, høyre og kommunisera med kvarandre. 

Krava som elles er omtala i dette reglementet gjeld også for fjernmøter, dvs reglar for innkalling, saksliste, møteoffentlegheit, ro og orden. Følgjande reglar gjeld for gjennomføring av fjernmøte: 

Tekniske funksjonar: 

Møtet startar med gjennomgang av tekniske funksjonar. For å unngå støy skal alle ha mikrofon av når dei ikkje har ordet. Kamera skal som hovudregel være på, men dersom nettdekninga er dårleg og det er dårleg samband kan ein unntaksvis ta av kamera. 

Ved streaming av møte skal dette opplysast om. 

Deretter vert det namneopprop/lydsjekk. 

Chat: 

Chat skal brukas til følgjande:

• Varsel om innlegg eller replikk. Dersom det kun står namn vert det rekna som innlegg, med ønskje om replikk må det presiserast. 
• Røysting, dersom ikkje anna løysning vert nytta 
• Folkevalde kan be om gruppemøte via chat 
• Chat skal ikkje brukast til innlegg eller debatt 

Møteleiar:

• Møteleiar leier møte på vanleg måte og gir ordet til dei som har meldt seg via chat
• Det er møteleiar som avgjer kva form for røysting som skal nyttast 

Teknisk avbrot: 

Dersom det skjer teknisk avbrot kan møteleiar bestemme at møtet skal utsetjast, eller ev. iverksette reserveløysning som t.d. telefonkonferanse.

3.5 Forfall og varamedlemmer

Den som er vald som medlem i eit folkevald organ pliktar etter innkalling å delta i møte, med mindre han/ho har gyldig forfallsgrunn.

Dersom eit medlem eller innkalla varamedlem ikkje kan møta, skal han/ho så snart som råd melda forfallet i Møteportalen. Dersom det er mindre enn 24 timar til møtestart må forfall meldast direkte til politisk sekretariat. Det skal opplysast om forfallsgrunn. Det same gjeld ved vurdering av inhabilitet, sjå pkt. 3.9.

Politisk sekretariat har ansvar for å kalle inn varamedlem.

Dersom ein representant må går før møtet er slutt, skal han/ho be om ordet og informera om forfallsgrunn. 

Eit varamedlem som er kalla inn, skal ikkje gå frå ei påbyrja sak før saka er ferdig behandla, sjølv om den valde representanten eller personar som står lengre framme i rekka av varamedlemmer, kjem til under saksbehandlinga.

3.6 Andre som deltek eller kan delta i møte - Talerett

Rådmannen deltek i folkevalde organ og har talerett, personleg eller ved ein av sine underordna. Andre kommunale tenestemenn/-kvinner kan uttale seg når rådmannen ber om det og leiar ønsker det. 

Kontrollutvalet sin leiar har talerett i kommunestyret i alle saker der kontrollutvalet innstiller direkte til kommunestyret. Kontrollutvalet sin leiar kan la eit av dei andre medlemmene i utvalet utøve denne retten på sine vegne. 

Representant for Ungdomsrådet, Eldrerådet og Kommunalt råd for menneske med nedsett funksjonsevne kan etter avtale, og når det blir vurdert som føremålstenleg, få møte i kommunestyret/politiske utval for å uttale seg i saker som skal behandlast og initiere nye tiltak. 

3.7 Møtet tek til - Møteleiing

Møter i folkevalde organ vert leia av organet sin valde leiar. Dersom leiar har forfall, er det nestleiar som leiar møtet. Dersom både leiar og /nestleiar har forfall, skal det veljast møteleiar ved fleirtalsval. Ved møtestart vert det gjort namneopprop. 

Er det lovlege minstetalet til stades (i vanlege møte minst halvparten, i konstituerande møte 2/3) erklærer møteleiar møte for satt. 

Medlem eller varamedlem som møter etter oppropet skal melde seg til møteleiar før dei tiltrer. 

Frå møtet er satt og fram til møtet er slutt, kan ingen medlemmer gå ut av salen utan å først melde frå til møteleiar. Dette gjeld også ved fjernmøter. 

Medlem som tiltrer møtet under behandling av ei sak, kan berre stemme i saka så fremt medlemmet har hatt tid til å setje seg inn i saka. 

Møteleiar må sørge for at det blir tatt nødvendige pausar under møtet.

3.8 Godkjenning av innkalling og saksliste

Første sak i alle folkevalde organ skal vera «Godkjenning av innkalling, saksliste og valg av representanter til godkjenning av protokoll». Organet skal behandla dei sakene som er nemnde i innkallinga i den rekkefølgje dei er sett opp, med mindre anna vert bestemt under godkjenning av sakslista. 

Dersom ein representant legg fram eit spørsmål som ikkje er lagt ved innkalling, skal tema opplysast om ved behandling av sakslista. Sjå pkt 4.3. og 4.4 om spørsmål og interpellasjonar. 

Organet kan også ta opp til realitetsavgjerd og treffa vedtak i saker som ikkje er nemnde i innkallinga, dersom ikkje møteleiar eller 1/3 av dei representantane motset seg dette, jf. Kommunelova § 11-3, 5. ledd. Organet må i slike høve vurdere om det er forsvarleg saksbehandling å ta saka til behandling. 

Vidare kan ei sak bli ført på sakslista til neste møte, når minst 1/3 av medlemmene krev det, jf. Kommunelova § 11-3, 1. ledd. 

Når ei sak er tatt opp til realitetsbehandling, må møtet halda fram til saka er avgjort eller til det er gjort vedtak om at saka skal utsetjast. Dersom det under behandling av ei sak er behov for avklaringar før røysting, kan ordførar/leiar heve møte for eit kort gruppemøte. Under slike gruppemøter/pausar kan ikkje eit samla organ diskutere saka, jf. pkt. 3.8. 

Dersom eit medlem set fram forslag om utsetjing av sak på grunnlag av ønske om synfaring skal det røystast som vanleg om saka skal utsetjast. Vanleg fleirtal gjeld. 

3.9 Møteoffentligheit

Alle møter i folkevalde organ skal annonserast og haldast for opne dører. Opne møter i kommunestyret vert som hovudregel videooverført og opptak vert gjort tilgjengeleg på kommunen si nettside etter møtet. Andre møter kan videooverførast dersom ei teknisk godkjent løysing er på plass. 

Alle politiske møter er opne for tilhøyrarar (publikum), jf. føresegnene i Kommunelova § 11-5, med dei unntak som kjem fram i same paragraf. 

Sjølv om ei saksutgreiing er «u.off» er det ikkje automatikk i at saka skal behandlast i lukka møte. Dersom det er aktuelt å lukke møte må utvalet gjer vedtak om dette, jf. Kommuneloven § 11-5. 

Folkevalde har teieplikt om opplysningar som etter lov er underlagt teieplikt. Det vil seie at eit lukka møte inneber i seg sjølv ikkje at dei folkevalde har teieplikt om alle opplysningar som kjem fram i møte. Det er kun dei teiepliktige opplysningane som kjem fram i møte dei folkevalde har teieplikt om. 

Møteleiar kan gi løyve til at forhandlingane i kommunestyret/utvalet blir tatt opp på lydband, video e.l. eller bli kringkasta over radio eller fjernsyn, såframt dette ikkje verkar forstyrrande på gjennomføringa av møtet. Slikt løyve er berre aktuelt for opne møte. 

3.10 Inhabilitet

Den som etter Kommunelova § 11-10, jf. Forvaltningslova sine reglar om inhabilitet, er inhabil i ei sak deltar ikkje i behandlinga av vedkommande sak. Det same gjeld den som etter Kommunelova § 11-11 blir fritatt. 

Dersom saksbehandlinga skjer i lukka møte, må den inhabile forlate lokalet. Dersom saksbehandlinga skjer i ope møte held det at den inhabile går vekk frå plassen sin. 

Politiske representantar pliktar sjølv i god tid før møte melde frå om det er forhold som gjer, eller kan gjere, vedkommande inhabil. Melding om dette gis til ordførar og politisk sekretariat så snart som råd. Ordførar og politisk sekretariat avklarar med gruppeleiar, i kvart enkelt tilfelle, innkalling av varamedlem. I saker med brei politisk semje og som ikkje skal avgjerast i vedkommande utval, kan ein ved antatt inhabilitet vurdere å utelate innkalling av varamedlem. 

Når møteleiar tek saka til behandling skal representanten be om å få ordet for å gjere greie for si tilknyting til saka og be om å få vurdert sin inhabilitet. Møteleiar legg deretter fram si tilråding for organet. Organet vedtek, utan at vedkommande deltek, om representanten er inhabil. Vedtak og grunngjeving for inhabilitet skal protokollførast i saka. 

Same behandlingsmåte skal følgjast ved spørsmål etter Kommunelova § 11-11 om fritak av personlege grunnar. 

3.11 Møtestyring - ordskifte - replikkar

Møteleiaren skal lesa opp sakstittelen som er brukt i innkallinga, og skal kort gå gjennom hovudtrekka i innstillinga. Dersom innstillinga er endra frå rådmannen sitt framlegg til vedtak, skal møteleiaren orientera om dette. Det same gjeld dersom det er komme inn skriftlege saksopplysningar frå rådmannen eller andre relevante instansar etter at innstillinga vart lagt fram. 

Møteleiaren kan be rådmannen gjera greie for eventuelle nye moment i saka etter at innstillinga er lagt fram, og som kan vera viktige for behandlinga av saka. 

Møteleiaren spør så om nokon vil ha ordet. Talarane får deretter ordet i den rekkefølgja dei har bedt om det. Ber fleire om ordet samstundes, avgjer møteleiaren rekkefølgja mellom dei. 

Talarane skal retta seg til møteleiaren. Dei skal halda seg til saka/den delen av saka som ordskiftet gjeld. Møteleiaren skal sjå til at dette blir gjort. 

Talarane må ikkje ordlegga seg slik at dei valde medlemene eller andre har grunn til å kjenna seg krenka. Møteleiaren skal åtvara den som bryt denne føresegna, to gonger om det trengst. Hjelper ikkje det, kan møteleiaren ta ordet frå talaren eller la organet stemma over spørsmålet om han/ho skal stengast ute frå resten av møtet. 

Møteleiaren kan berre stoppa ein talar dersom talaren bryt føresegnene i dette reglementet eller gjer seg skuldig i ei mistyding som må rettast. Vil møteleiaren vera med i ordskiftet må han/ho melda seg på talarlista på vanleg måte og vente til hans/hennar tur kjem. Vil møteleiar delta i ordskifte skal møteleiinga overlastast til nestleiar. 

Det vert gitt høve til korte replikkar for avklaringar utanom talarlista, i tilknyting til siste talar sitt innlegg. Ein representant kan under eit slikt replikkordskifte ikkje få ordet meir enn ein gong pr innlegg med taletid høgst 30 sekund. Den representanten som replikken(ane) er retta mot kan få svare på særskilt eller samla, og møteleiar kan i siste tilfellet gi vedkommande meir enn 30 sekundar taletid. 

3.12 Avgrensing og avslutning av ordskofte

Organet kan når som helst i møtet vedta med vanleg fleirtal kor lang taletida for kvart innlegg skal vera. Det kan gjerast unntak frå vedteken taletid for møteleiar, rådmann, gruppeleiar/talsmann for kvar partigruppe, og/eller gruppeleiar for andre grupper i forsamlinga. 

Finn møteleiaren at ei sak er ferdigdrøfta, fremjar han/ho forslag om at strek blir sett. Før strek blir sett, blir talarlista referert. Dei som står igjen på talarlista, skal få høve til å avslutta. Organet kan med vanleg fleirtal vraka eit slikt forslag, og vedta at ordskiftet skal halda fram. 

Dersom møteleiaren har sett sluttstrek for å melda seg på talarlista og det blir lagt fram nye forslag til vedtak i saka, skal møteleiaren gi høve til ordskifte om dei nye forslaga. 

3.13 Framsetting av forslag - Forslag om utsetjing

Berre møtande representantar kan fremja forslag til avrøysting i møtet. Forslaget skal alltid leggast fram skriftleg og må presenterast munnleg i møtet av forslagstillaren. Hovudregelen er at forslag vert lagt fram skriftleg i Møteportalen, men forslag kan også sendast møteleiar og politisk sekretariat på e-post seinast 1 time før møtestart. Signert skriftleg forslag kan også leverast møteleiar under behandling av saka. 

Går forslaget ut på kven som skal veljast eller tilsetjast, eller om saka skal utsetjast, kan forslag leggast fram munnleg. 

Rådmannen eller den som møter på hans vegne, har talerett, men ikkje forslagsrett i møtet. Eventuelle forslag frå rådmannen som ikkje er ein del av innstillinga må derfor takast opp og fremjast av personar som har formell forslagsrett, jf første avsnitt. 

Møteleiaren skal ta opp att og referera forslaga før avstemming skjer. 

Et politisk organ kan med alminnelig fleirtal vedta at realitetsbehandlinga av ei sak på sakslista skal utsetjast eller at saka skal sendast tilbake til rådmannen for ny utgreiing. Utsetjingsforslaget skal skal behandlast først, og debatten skal da kun omhandla utsetjing. 

Dersom ei sak er vedteke utsatt eller sendt tilbake i eit utval, men allereie er satt på sakslista og sendt ut til eit anna utval, er hovudregelen at siste utval under behandling av saksliste vedtek å ikkje behandle saka.

3.14 Oversendingsforslag

Eit oversendingsforslag er eit forslag som vert lagt fram av folkevalde i møtet, under behandling av saker. Eit oversendingsforslag vert ikkje realitetsbehandla, men organet voterer over om forslaget skal sendast rådmannen for vurdering. Slike forslag kan vera heilt konkrete eller av meir generell karakter.

3.15 Avstemming

Når ordskiftet er slutt, tek møteleiaren saka opp til avstemming. Fram til avstemminga er avslutta, skal det ikkje vera meir ordskifte om saka eller fremjast nye forslag. 

Representantane som er i salen når saka vert tatt opp til avstemming, har rett og plikt til å stemme. 

Er ei sak oppdelt, eller det skal stemmast over meir enn eitt forslag, fremjar møteleiaren forslag om rekkefølgje for avstemmingane. Blir det ordskifte om dette, skal møteleiaren nøye sjå til at talarane berre held seg til avstemmingsspørsmålet. 

Utsetjingsforslag skal i alle tilfelle avgjerast først. 

Før endeleg avstemming i ei sak, kan organet halda prøveavstemming som ikkje er bindande. 

3.16 Stemmemåte

Organet kan stemma på ein av desse måtane:

• Møteleiaren refererer / les opp forslaget og spør om nokon er usamde i det. Dersom ingen seier seg usamde, er det stillteiande godkjent.
• Møteleiaren oppmodar dei som er imot eit forslag, om å reisa seg eller rekkja opp handa. Det vert ved avstemming tatt utgangspunkt i den utsendte innstillinga/forslag i saka. Endringsforslag vert satt opp mot innstillinga, anten samla eller punktvis. Når møteleiaren vil det, eller ein annan krev det, skal det haldast kontraavstemming. 

Dersom det ved avstemming oppstår likt stemmetal, gjeld følgjande: 

• Ved likt stemmetal i andre saker enn val har møteleiar dobbeltstemme. 
• Ved likt stemmetal under val, blir saka å avgjera ved loddtrekking. 

Representantane kan stemme imot ei sak utan at det vert fremma endringsforslag. 

3.17 Møteprotokoll

Det skal førast møteprotokoll for møter i alle folkevalde organ. Rådmannen sørgjer for nødvendig sekretariatshjelp under møte. 

For kvart møte skal det i møteprotokollen førast inn møtestad, møtedato og møtetid. Møteprotokollen skal gi opplysningar om kven som var til stades og kven som ev. går frå under møtet. 

Møteprotokollen skal syne gangen i behandling av sakene og at organa har følgd gjeldande lover og reglement. Den framlagde innstillinga frå rådmannen, behandlingane i alle organ og framsette forslag i møtet skal protokollerast. Det skal komma fram av protokollen kven som har sett fram forslaget og om det er fremja på vegne av partigruppa eller om det er eit fellesforslag. Alle avstemmingar og voteringar skal protokollerast. Dersom ei partigruppe stemmer ulikt, må namna på den enkelte representant komma fram i protokollen. 

Enkelt representantar eller grupper har høve til å be om ein protokolltilførsel for å gjere greie for avvikande syn. Dette kan vera dersom ein er grunnleggande ueinig i noko som er vedteke eller med måten ein har gått fram på i ein sak. Ein protokolltilførsel skal leggast fram i møtet under behandling av den aktuelle saka og sendast skriftleg til sekretariatet seinast dagen etter møtet. 

Utkast til protokoll skal sendast til elektronisk signering så snart som mulig til dei tre valde representantane som skal godkjenne protokollen. Dersom ein av representantane har korrigeringar må alle tre representantane vera samde før endringar vert gjort.

 Godkjent protokoll vert lagt ut i Møteportalen og på kommunen si heimeside. 

Det skal i tillegg til møteprotokollen lagast møtebok for alle møter i folkevalde organ, jf. Kommunelova § 11-4.