Kommunene Tysvær, Bokn, Etne, Haugesund, Karmøy, Sveio og Vindafjord har de siste par årene samarbeidet om innkjøp av felles sak-/arkivsystem. Samarbeidet gjelder kjøp/oppgradering av systemet ACOS WebSak, og samkjøring av tjenestene og fagområdene som bruker dette systemet.


Prosjektet
er et av de mest omfattende administrative samarbeidene mellom kommunene på Haugalandet noensinne. Over 50 personer innenfor fagområdene arkiv, IKT, politiske møter, klart språk, personal- og skoledokumentasjon og eiendom har utarbeidet felles rutiner og arbeidsmåter som skal være like i kommunene.

Over 1700 ansatte skal bruke systemet, og gjennomgår i disse dager omfattende digital opplæring.

De viktigste gevinstene av samarbeidet er

  • bedre tjenester til innbyggerne gjennom faglig utvikling av tjenestene
  • mer effektiv drift mellom kommunene og bedre utnyttelse av hverandres kompetanse
  • bedre mulighet for å sikre høy kompetanse i årene som kommer, gjennom felles kurs og opplæring.

Sak-/arkivsystemet er sentralnerven i en kommune. Store deler av tjenestene saksbehandles i systemet, som også er arkiv for enda flere tjenester.

Begrenset tilgang til postlister og hjelp fra saksbehandlere

Mange bruker postlistene på kommunene sine nettsider for å holde seg orientert om kommunen sitt arbeid. I forbindelse med overgang til nytt/oppgradert system, vil postlistene være nede i en periode.

Bokn, Etne, Sveio og Vindafjord bruker allerede ACOS WebSak fra før, og skal nå oppgradere til ny versjon. Dette tar mindre tid, og postlistene vil være tilgjengelige igjen etter noen dager.

Haugesund, Karmøy og Tysvær bytter system, og her vil det derfor ta noe lengre tid før postlistene er tilgjengelige.

Innbyggere som har spørsmål om pågående saker som behandles i kommunens sakssystem, f.eks. byggesaker, søknad om skjenkebevilling, tilskuddssøknader og annet, vil kunne oppleve begrenset hjelp fra saksbehandler i en periode.

Følg med på den enkelte kommunes nettside for nærmere informasjon.

Ta gjerne kontakt om vi kan være til hjelp for ytterligere kommentarer eller informasjon:

Prosjektleder Mali Smemo Hjemdal, tlf. 45 66 16 75, epost: Denne e-postadressen er beskyttet mot programmer som samler e-postadresser. Du må aktivere javaskript for å kunne se den.

Prosjekteier / Kommunaldirektør i Haugesund: Jo Inge Hagland, tlf. 98 21 35 73, epost: Denne e-postadressen er beskyttet mot programmer som samler e-postadresser. Du må aktivere javaskript for å kunne se den.

 

paper2